Sofia Chiang

Ett intranäts betydelse för ett snabbt växande konsultbolag

Sammanfattning

En grundförutsättning för att organisationer ska kunna existera och fungera är en väl fungerande organisationskommunikation. Organisationskommunikation har fått en större betydelse på grund av den allt hårdare internationella konkurrensen. Det är snabba förändringar både på marknaden och inom organisationerna och informationsmängden som organisationerna måste hantera växer i snabb takt.

En organisation inför vanligtvis ett intranät för att förbättra den interna kommunikationen, underlätta tillgången och utbytet av information samt fungera som ett interaktivt arbetsverktyg. På samma sätt som Internet, erbjuder ett intranät en uppsättning verktyg för människor att använda för att hämta information och kommunicera med varandra. Så gott som alla som är verksamma inom kunskapsintensiva organisationer har kommit i kontakt med webbsidor och webbapplikationer, vilket gör att det inte är någon ny okänd teknik. En stor fördel med att använda ett intranät som informationskanal är att man upprättar informationsflöde genom hela företagshierarkin. Detta är något som det snabbt växande IT-konsultbolaget Creuna är välmedveten om. Företaget har på ett och ett halvt år vuxit med cirka 100 % och de planerar att fortsätta växa.

Creuna har implementerat ett intranät på grund av teknikens möjligheter, men när det kommer till intranätets användbarhet finns det brister. Detta är något som företaget är medvetna om, eftersom de arbetar med olika webblösningar så som hemsidor, extranät och intranät. Creuna är även medvetna om att för att kunna lyckas med en intranätsatsning är det viktigt att göra en analys av de anställdas behov och förutsättningar i de dagliga arbetssituationerna. Med detta som utgångspunkt har en förstudie genomförts med syfte att ta fram ett intranät med hög användbarhet anpassad specifikt för Creunas behov. Förstudien bestod av både kvantitativa och kvalitativa metoder, där de två metodteknikerna har kompletterat varandra.

Förstudien inleddes med en enkätundersökning som kompletterades med intervjuer och avslutades med workshops för att presentera och utvärdera ett lösningsförslag till intranätet. Presentationen av lösningsförslaget gjordes med hjälp av prototyper, så kallad schematics som är en typ av “lowfidelity”- prototyp. Schematics ger en indikation på hur webbsidorna hänger ihop och kan sägas vara ett sorts flödesschema samtidigt som det visar hur webbplatsen är uppbyggd utan att visa någon grafisk design. Dessa schematics utvärderades av en referensgrupp som representerade intranätets användare. En viktig aspekt som har påverkat val av metoder är konsulternas dyrbara tid. Det har funnits möjlighet att ha flera medverkande, men tiden med varje var väldigt begränsad. Det gällde att utnyttja konsulternas dyrbara tid på bästa möjliga sätt.

The significance of an intranet for a fast growing consulting firm

Abstract

A basic condition for organisations to exist and function is a well formed organizational communication. Its significance has increased because of the growing international competition that has become tougher. There are rapid changes both in the market and within the organisation and the amount of information that organisations have to handle are mounting up fast.

An organisation usually implements an intranet to improve the internal communication, to facilitate the access and trade of information, but also to use it as a working tool. An intranet provides us, in the same way as the Internet, with a set of tools to use for people to communicate and retrieve information. Almost everyone that is working within knowledge intensive organization has come in contact with web pages and web applications, which makes it a well known technique. A large advantage in using an intranet as an information channel is that you can establish immediate information flow through the whole hierarchy of the organisation. That’s something that the fast growing consulting firm Creuna is well aware of. Within one and a half year the company has grown with approximately 100 % and it is still planning on growing.

Creuna has implemented an intranet because of the technique’s possibilities, but when it comes to the usability of the intranet it fails in many aspects. This is something the company is well aware of, since they work with diverse web solutions like homepages, extranet and intranet. Creuna is also aware of to succeed with an intranet staking that it is important to make an analysis of the employees’ needs and requirements. With this as a starting point a feasibility study has been done with aim to produce an intranet with high usability suited for the needs of Creuna. The feasibility study consisted of both qualitative and quantitative methods, where the two method techniques complement each other.

The feasibility study began with a survey that was completed with interviews and ended with workshops where a solution proposal for the intranet was presented and evaluated. The presentation of the solution was done with help of prototypes that are called schematics. Schematic is a type of lowfidelity prototype that gives an idea of how the web pages are related to each other. It is like a flow chart that also shows how the website is built without any graphic design. The schematics were evaluated by a reference group which represented the users of the intranet. An important aspect that has influenced the choice of methods is the employees’ valuable time. It was possible to have many participants, but the time with every participant was very limited. A big challenge was to use the valuable time of the employees in the best possible way.