Johan Bergstrand och Johan Lindgren

Sammanfattning

Urvalskriterier vid val av serverleverantör – En studie av kommunala och statliga myndigheters val av serverleverantör

Examensarbetet har utformats i samarbete med Dell AB:s svenska försäljningsavdelning för offentlig verksamhet (Public) med syftet att fastställa och precisera vilka kriterier som ligger till grund för valet av serverleverantör inom offentlig verksamhet. Målgruppen för arbetet är främst Public samt handledare och personal vid Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm.

Utifrån examensarbetets grundläggande frågeställning formulerades 14 hypotetiska kriterier. För att pröva validiteten av dessa genomfördes en enkätstudie och en intervjustudie vilka sedan analyserades. Respondenter i enkätstudien utgjordes av ett urval av IT-chefer, serverdriftsansvariga, inköps- och upphandlingsansvariga inom den offentliga sektorn. I Intervjustudien var respondenterna ett urval av respondenterna från enkätstudien. Med hjälp av detta underlag kunde de hypotetiska kriteriernas riktighet verifieras. Slutsatserna visar att de hypotetiska kriterierna ger stöd åt ett antal objektiva och subjektiva kriterier hos myndigheter, som ligger till grund för valet av serverleverantör.

Rapporten är uppdelad i två avsnitt om kommunala respektive statliga myndigheter. Detta med anledning av att Kungliga Tekniska Högskolan kräver att varje student författar en egen rapport samt att Dell AB ansåg det nödvändigt för uppgiften att vara två författare.

Studien kring kommunala myndigheter visade att samtliga hypotetiska kriterier mer eller mindre stämmer in för de kriterier som myndigheterna beaktar vid val av serverleverantör. De viktigaste kriterierna var bästa pris, bästa produkt och support. Det framkom att ålder och kön på respondenten samt geografiskt läge på myndigheten har liten eller ingen inverkan vid valet av leverantör. Befattning och kommunstorlek har viss inverkan. Det framkom att myndigheterna har och eftersträvar en stor egenkontroll av sina serververksamheter. De finns liten inverkar från externa krafter, som leverantörer, entreprenörer eller andra myndigheter i deras serververksamhet. Myndigheterna samordnar varken inköp eller drift och underhåll av servrar. De flesta använder sig av samma serverleverantör trots att det framkommer i studien att det inte alls behöver förhålla sig så.

Studien kring statliga myndigheter har visat att de absolut primära aspekter som värdesätts, utifrån myndigheternas intressen, är pris, produktkvalitet, leveranstid, kvalité och support. Detta är de kriterier som måste ha bevakats vid en upphandling och som ligger till grund för att ett samarbete skall upprättas mellan kund och leverantör. Förutom dessa och de i Lagen om offentligupphandlig (LOU) föreskrivna reglerna för upphandling nämner särskilt IT-chefer ytterliggare kriterier som integritetssäkerhet, tillförlitlighet till serversystemen samt proaktivitet i den meningen att kunna förebygga och förutse problem och tillgodose behov i serververksamheten. Studien visar att IT-cheferna är de som har mandat för val av serverleverantör till skillnad från inköps- och upphandlingsansvariga, som inte verkar ha kunskap om dessa beslut. Då IT-chefer efterfrågar mer konsolidering och är av uppfattningen att en bra relation med leverantören väger tyngre än ett bra pris, ger det en indikation på att ett långsiktigt samarbete föredras framför frekventa leverantörsbyten. Detta påvisas i de fall där myndigheter upprätthåller samarbetet med serverleverantörer som inte erbjuder de mest kostnadseffektiva lösningarna eller produkterna, men där leverantören har en god relation med myndigheten och tillgodoser objektiva – men framförallt – subjektiva kriterier som säkerhet, trygghet och tillförlitlighet i den statliga myndighetens organisation


abstract

Criterions that underlies the choice of server supplier – A study within the public activity

This master thesis has been made in collaboration with the Swedish sales department for public activity at Dell AB. The purpose was to set out and specify what subjective and objective criterion that underlies the choice of server supplier within public activity. The target group for this work is foremost Public and supervisors and personnel at the Royal Institute of Technology in Stockholm.

From the fundamental question at issue of the thesis, 14 hypothetical criterions were formulated. A survey and an interview study have been carried out and analyzed to test the validity of these hypothetical criterions. The survey was directed to IT Managers, server operation responsible and purchasers within the public sector. The interview study was in turn directed to a smaller group amongst those. Based on these results the correctness of the hypothetical criterions has been evaluated. The conclusion shows that the hypothetical criterions bring various objective and subjective criterions that are essential for the choice of server supplier within municipal authority.

The report is divided in to two parts. One regarding municipal authorities and the second one regarding state authorities. This is because of the demand from the Royal Institute of Technology that every student has to write their own report and also that Dell AB saw it necessary to be two writers for this job.

The study regarding municipal authorities shows that all the hypothetical criterions in general is in fact true to be criterions to take in consideration when the authorities is choosing a server supplier. The most important criterions are best price, best product and support. It is shown in the study that age, gender and geological site of the authorities has little or no influence on the choice. The official and the size of the municipal have same influence. It is also shown that the authorities strive to attain a high control on their server activities. The external influence by suppliers, entrepreneurs and other authorities is marginal. The coordination between authorities regarding purchase and management of the server activities doesn’t exist. Most authorities use the same server supplier though it is shown in the study that it isn’t has to be the case.

On the basis of state authority the study has discovered that the absolute primary criterions that are appreciated and are crucial for establishing cooperation between state authority and supplier are: price, product quality, time of delivery, quality and support.  These are the criterions that must be fulfilled and which lie as a foundation when establishing cooperation between customer and supplier. Apart from these and the rules of the Public Procurement Act the IT managers mention further criterions such as safety of integrity, reliability to the server systems and proactivity in the sense to prevent and foresee the problems and needs in the server program. The thesis shows that IT managers are the ones in commission when choosing a server supplier in difference to purchasers who do not seem to have knowledge of those decisions. As the IT managers demand more consolidation and have the opinion that a good relation to the supplier in of higher value than a good price in indicates that a long-going cooperation seems to be preferred before frequent changes of suppliers. This is being proved in the cases where authorities hold to long-going cooperation’s with server suppliers that do not offer the most cost effective solutions or products but where they have a good relation with the authority and satisfies the objective – but above all – subjective criterions like security, safety and reliability in the state authorities organization.