Gustaf Bengtsson

Rapporthantering och SharePoint

– Metoder för en effektiv och kontrollerad rapporthantering på Svenska Volkswagen

Sammanfattning

En effektiv och kontrollerad rapporthantering är i många företag en viktig framgångsfaktor. Examensarbetet har utförts på Svenska Volkswagen AB vars huvudverksamhet är marknadsföring och försäljning av bilar i Sverige. Att ha korrekt underlag för beslut kring inköp, produktlansering, marknadsföring, service etc. är helt avgörande för företagets välgång. Frågeställningen för examensarbetet har varit hur processen fram till att den färdiga rapporten blir läst ser ut och var rapporter skall publiceras samt hur rapporterna skall vara utformade för att underlätta beslutsfattande.

I undersökningen har en litteraturstudie, intervjuer, en enkät samt bygget av en prototyp ingått. I litteraturstudien har fokus legat på områdena EAI (Enterprise Application Integration), dokumenthantering, människa-datorinteraktion samt olika tekniska lösningar. Forskningsfältet EAI som berör frågan om hur gamla och nya system kan fås att fungera tillsammans genom mellanliggande program har varit särskilt användbart. Även många resultat från dokumenthanteringen har kommit till användning då steget till rapporthantering inte är stort.

Resultatet visar på att det nuvarande systemet har många brister, vissa av dem går att komma till rätta med, andra är inbyggda i komplexa system och strukturer. Bland de problem som nämns är svåröverblickbara rapporter, bristande flexibilitet, splittrade tekniska lösningar samt att fel information finns på fel ställen. En av möjligheterna för att göra något åt saken var att implementera SharePoint i sin senaste version vilken kallas MOSS (Microsoft Office SharePoint Server). Genom SharePoint skulle företaget erhålla en stabil dokumenthanteringsplattform med möjlighet att skapa Business Intelligence sidor för olika hierarkiska nivåer i företaget. Prototypbygget och delar av intervjuer och litteraturstudie har därför berört SharePoint och möjligheterna och begränsningarna i detta system.

Examensarbetet har resulterat i en rekommendation till företaget att verkligen implementera SharePoint. Stor vikt läggs dock på ett sammanlagt designmönster av Guy (2004) som innebär att verksamhetsansvariga på olika sätt måste driva utvecklandet av SharePoint plattformen. Den kommer aldrig att börja leva om den inte anammas i organisationen.

Report Management and SharePoint

– Methods for an effective and controlled Report Management at Svenska Volkswagen

Abstract

To manage business reporting and statistics in an effective and controlled manner is a critical success factor in most companies. This final thesis is based on a study at Svenska Volkswagen AB. The company’s main business is the marketing and sale of cars from the Volkswagen group in Sweden. To have an up-to-date knowledge of car sales and statistics is critical for decisions regarding procurements, product introductions, marketing campaigns, service etc. This study deals with the problems of what the reporting process looks like, where the reports should be published and how the reports should be designed to help people make good decisions.

The study has consisted of a literature study, interviews, a questionnaire and the building of a prototype. The literature study has focused on EAI (Enterprise Application Integration), document management, Human-Computer Interaction and different technical solutions. The research field EAI which deals with the question of how old and new system can work together using intermediary programs has been especially useful. But many results from the field of document management has also been useful as they are closely related to report management.

The result shows that the existing system has many flaws, some of them easy to come to terms with, others being built into the systems and structures of the company. Among the problems mentioned are unreadable reports, lacking flexibility, divided technical solutions and the more general problem of the wrong information being in the wrong place. One possible solutions was implementing the latest version of SharePoint, called MOSS (Microsoft Office SharePoint Server). By using SharePoint, the company would get a stable document management platform where they could also create Business Intelligence sites for the different hierarchical levels within the company. The building of the prototype and part of the literature study and interviews has therefore focused on SharePoint and its advantages and liabilities.

This study has resulted in a recommendation to implement SharePoint in the company. A design pattern described by Guy (2004) is however also stressed. It consists of a few different design patterns woven into one describing among other things how key facilitators can drive the development of the SharePoint platform. It will never take off if it doesn’t win acceptance within the organization.